Employability Skills Modul 9 : Keperluan Latihan Personel

1.      Pengenalan

Ø  Mengenalpasti keperluan latihan merupakan batu loncatan dalam system pengurusan latihan yang sesuai di mana seluruh arahan latihan yang diprogramkan dibina.

Ø  Di bawah system itu, menilai keperluan latihan dianggap sebagai fungsi latihan penting dan perlu dilaksanakansebelum merekabentuk dan menjalankan program.

Ø  Falsafah latihan adalah prestasi industri yang merujuk kepada tahap dedikasi yang ditunjukkan oleh setiap personel dalam sesebuah organisasi.

Ø  Tujuan latihan untuk meningkatkan keberkesanan individu supaya memberi manfaat kepada individu dan perniagaan.

Ø  Peluang untuk perestasi yang lebih baik wujud di semua peringkat organisasi.

Ø  Sesebuah organisasi mempunyai tanggungjawab untuk mengagihkan sumber manusia dan kewangan untuk latihan.

Ø  Latihan adalah proses yang berterusan. Sekurang-kurangnya, latihan perlu disediakan

o   Apabila seseorang menyertai organisasi

o   Apabila seseorang menganggap tanggungjawab baru

o   Apabila prestasi kerja seseorang memerlukan penambahbaikan

o   Apabila keadaan baru memerlukan perubahan dalam produk, teknologi, dasar, amalan dan prosedur.

Ø  Oleh itu program latihan yang dibangunkan mengambilkira banyak factor seperti :

o   Keperluan pekerjaan untuk mempelajari kemahiran dan maklumat khusus.

o   Dasar-dasar yang menentukan bagaimana matlamat organisasi akan tercapai.

o   Kehendak dan keprluan pelanggan yang menggunakan produk dan perkhidmatan organisasi.

o   Konsep dan teori yang jika digunakan boleh membantu pekerja meningkatkan produktiviti baru.

2.      Jenis-jenis Latihan

2.1  Latihan Dalaman

Latihan dalaman yang dijalankan berbeza bagi pekerja-pekerja baru, pengurus kumpulan latihan dan eksekutif untuk meningkatkan prestasi kerja mereka.

2.2  Latihan Formal

Latihan formal merupakan salah satu daripada aktiviti-aktiviti yang telah dibentuk dalam pelan latihan sesebuah organisasi.

            2.3 Latihan Tidak Formal 

Latihan tidak formal merujuk kepada latihan yang dijalankan oleh setiap peyelia indiviu yang dianggap wajar dan perlu.
 

2.4  Latihan Awal

Latihan awal merujuk kepada sebarang aktiviti untuk menyediakan pekerja baru dalam mengendalikan tugas pertamanya. Tujuan latihan permulaan adalah untuk membuat pekerja baru menjadi produktif secepat mungkin.

2.5  Latihan Orientasi

Latihan orientasi adalah proses memberi seorang pekerja baru gambaran tentang organisasi itu. Mengandungi maklumat tentang sejarah organisasi, pengasas dan pengganti mereka, kehadiran para pengarah eksekutif dan kawasan-kawasan utama mereka di[pertanggungjawabkan dan carta organisasi. Orientasi biasanya sama untuk semua pekerja baru.

2.6  Latihan Semula

Latihan semula adalah proses melatih semula pekerja dalam kemahiran yang dia perlu belajar dalam latihan awal.

2.7  Latihan Kenaikan Pangkat

Arahan khas diberikan dalam latihan kenaikan pangkat bergantung kepada bidang tugas yang bakal dipertanggungjawab ke atas perkerja tersebut.

2.8  Latihan Berterusan

Latihan berterusan melampaui latihan awal dalam memberikan pekerja maklumat yang wajar dan perlu. Tujuannya adalah untuk memastikan kakitangan sentiasa maklum tentang apa-apa perubahan dalam persekitaran kerja, melanjutkan latihan mereka untuk memasukkan maklumat kerja yang lebih maju.

3.      MENUBUHKAN PROGRAM LATIHAN FORMAL

Pendekatan system membantu membuat matlamat lebih jelas dan hasil yang boleh diukur. Ia berdasarkan penggunaan analisis pekerjaan, objektif tingkah laku dan penilaian.

3.1  Penggunaan analisis pekerjaan

Langkah pertama dalam pendekatan system untuk latihan adalah untuk menentukan jenis latihan diperlukan untuk kerja tertentu.

3.2  Penggunaan objektif tingkahlaku

Kaedah pendekatan system menentukan jenis tugas-tugas yang perlu dipelajari bagi menentukan tingkah laku yang akan berlaku. Dalam sesi latihan, objektif tingkah laku yang dimasukkan ke dalam amalan-amalan adalah seperti berikut :

a)      Suatu pernyatan tentang tingkahlaku yang dikehendaki.

b)      Suatu penjelasan mengenai keadaan di mana tingkah laku yang diingini dijangka berikut.

c)      Standard kuantiti dan kualiti tingkah laku 6yang diingini di mana jurulatih akan menerimanya sebagai bukti bahawa pelajar telah memperoleh tingkah laku yang ditetapkan.

Untuk menentukan tingkah laku yang diingini banyak kerja-kerja persediaan yang perlu dilakukan oleh penyelia, kakitangan latihan atau lain-lain yang terlibat dalam sesebuah program latihan seperti :

a)      Huraian tugas yang disediakan untuk setiap pekerjaan .

b)      Objektif latihan kemudiannya diperolehi daripada analisis dengan kemahiran, pengetahuan dan sikap yang teliti.

Objektif latihan kemudiannya disusun dan teknik-teknik pengajaran yang akan digunakan untuk mencapai objektif-objektif tersebut ditentukan.

Program latihan ini kemudiannya digunakan sebagai asas untuk pra ujian pasca ujian unit. Pra ujian adalah bertulis, lisan atau prestasi diberikan sebelum apa-apa latihan berlaku dalam perkara tertent dalam sesebuah organisasi. 

Rajah 1 : Faktor-faktor yang Terlibat Dalam Pembangunan Program Latihan

1.      KEPERLUAN LATIHAN

§  Biasanya menggunakan jumlah kakitangan pengurusan yang mencukupi dan kakitangan bukan pengurusan dengan kecekapan yang diperlukan untuk menjalankan tugas yang diberikan yang membawa kepada pencapaian objektif organisasi.

§  Prestasi kerja yang berkesan memerlukan standard kecekapan pada pekerja yang terdiri daripada bidang bidang penting seperti pengetahuan kemahiran dan sikap yang berkaitan dengan kerja

4.2 Penilaian keperluan latihan

·         Hampir semua buku dalam latihan mencadangkan format penilaian keperluan latihan sebagai pra-syarat untuk latihan yang diprogramkan.

4.3 Pendekatan untuk mengenalpasti keperluan latihan

·         Terdapat dua pendekatan untuk mengenal pasti keperluan latihan yang tepat bagi setiap kakitangan yang berbeza terutamanya kakitangan pengrusan-analisis peranan dan analisis kerja.

·         Peranan boleh ditakrifkan sebagai satu set pelbagai tingkah laku yang diharapkan daripada orang yang menduduki kedudukan kepimpinan dalam sebuah organisasi.

4.4 Latihan luaran

·         Apabila menggunakan latihan luaran, latihan disampaikan oleh sebuah organisasi latihan luar yang berdaftar dan selalunya dalam bentuk classroom based dipremis organisasi latihan

·         Latihan luaran merangkumi:

Ø  Program terbuka dimana satu atau lebih daripada kakitangan menghadiri latihan yang telah diiklankan

Ø  Program tertutup dimana anda latihan komisen akan dihantar khusus untuk kakitangan anda

4.5 Latihan dalaman

·         Latihan dalaman diadakan di premis organisasi itu sendiri dan biasanya diberikan oleh kakitangan penyedia latihan.

·         Terdapat 3 pilihan umum yang diiktirafkan untuk latihan dalaman

Ø  Latihan dalaman pilihan 1

ü  Ia melibatkan sebuah organisasi latihan berdaftar menyampaikan kursus khas sesuai dengan keperluan latihan khusus sebuah organisasi.

Ø  Latihan dalaman pilihan 2

ü  Ia melibatkan dan dikendalikan oleh kakitangan dalam organisasi itu sendiri

Ø  Latihan dalaman piihan 3

ü  Ia melibatkan kakitangan organisasi melaksanakan hamper keseluruhan latihan dan penilaian di organisasi tersebut

4.6 Pelan latihan

o   Memahami tentang bekerja dalam satu organisasi dan berbincang dengan kakitangan pengurusan dapat membantu jurulatih dalam memahammi peluang, kelemahan dan ancaman dalam suatu organisasi.

4.7 Status Latihan

o   Analisis organisasi membantu jurulatih menganalisa pelbagai keperluan latihan dan memutuskan status latihan sama ada mereka diganti, tidak mencukupi atau ia adalah sebahagian keperluan latihan.

4.8 Perbelanjaan latihan

o   Jumlah keperluan latihan organisasi membantu dalam menentukan keutamaan keperluan latihan dan fasa fasa dimana ia sepatutnya dipenuhi.