Employability Skills Modul 10 : Pengurusan sistem

     1.       DEFINISI SISTEM

Sistem adalah satu set entiti, sama ada yang boleh dilihat atau abstrak. Objek yang tidak punya hubung kait dengan mana-mana elemen lain adalah bukan sebahagian daripada system, tetapi merupakan sebahagian daripada persekitaran sistem.

Subsistem pula adalah elemen-elemen yang juga merupakan system, dan adalah sebahagian daripada keseluruhan system. Sistem juga merujuk kepada rangka kerja, sama ada perisian atau perkakasan.

                             

     2.       SISTEM TEORI

Pendekatan klasik secara keseluruhannya telah dikritik kerana ianya :

                                I.            Mengabaikan hubungan antara organisasi dan persekitaran luar

                              II.            Menekankan satu aspek organisasi atau pekerja dengan mengorbankan pertimbangan lain.

     3.       JENIS REKA BENTUK SISTEM

§  Sistem Pembuatan

§  Sistem Sosial

§  Sistem Teknologi Maklumat dan Perisian

§  Sistem Kolaboratif (spt Internet, system pengangkutan pintar dan gabungan system pertahanan udara)

3.1   Kejuruteraan Sistem

Kejuruteraan system merupakan satu pendekatan yang menggabungkan beberapa elemen dan bertujuan untuk merealisasikan suatu system yang berjaya.

3.2   Sistem sains

Ia merupakan satu terminologi yang telah digunakan semenjak 1960an yang merujuk kepada bidang sains yang meliputi teori system, sibernetik dan sains system kompleks.

3.3   Sistem dalam Sains Komputer dan Maklumat

Sesuatu system juga boleh menjadi satu kaedah atau algoritma. Sebagai contoh : terdapat system mengira, menggunakan angka Roman, pelbagai system penyusunan kertas atau katalog, dan pelbagai system perpustakaan contohnya system perpuluhan dewey. Sistem ini juga boleh digunakan untuk merujuk kepada rangka kerja, sama ada, perisian atau perkakasan, yang direka untuk membolehkan program-program perisian dijalankan.

3.4   Sistem Pemikiran

Ia merupakan corak pemikiran dan penyelesaian masalah. Ianya bermula dengan mengenal pasti sifat-sifat system dalam permasalahan yang diberi.

 

Employability Skills Modul 9 : Strategi Penyelesaian Masalah

      1.      PENGENALAN

Setiap masa dan setiap hari kita menyelesaikan masalah dan membuat keputusan tidak kira di mana kita berada samada di rumah, di tempat kerja, semasa bermain atau semasa berada di kedai runcit. Penyelesaian masalah merupakan satu seni kerana tiada satu pendekatan yang universal dalam menyelesaikan masalah.

     2.       KENALPASTI MASALAH

Perkara pertama yang dilakukan dalam meyelesaikan masalah ialah dengan menyatakan masalah tersebut. Ini dilakukan supaya semua yang terlibat dalam mencari penyelesaian kepada masalah mendapat maklumat sebenar dan kefahaman tentang perkara yang perlu dilakukan.

Pertimbangkan persoalan di bawah :

·         Apakah permasalahannya?

·         Adakah ia masalah saya?

·         Adakah saya mampu menyelesaikannya? Adakah berbaloi untuk diselesaikan?

·         Adakah ia masalah yang sebenar, atau ia meru-pakan symptom untuk masalah yang lebih besar?

·         Sekiranya  ia masalah lama? Di manakah kesilapan atau kelemahan pada penyelesaian sebelum ini?

     3.       MENGANALISA SEBAB-SEBAB

Sebaik sahaja masalah dikenalpasti, seterusnya perlu menganalisa penyebabnya.

·         Apakah sebab atau sebab-sebab kepada permasalahan tersebut?

  

     4.       MEMBINA PENYELESAIAN ALTERNATIF

Sebaik sahajasemua penyelesaian alternative disenaraikan, perlu ada sikap terbuka kepada setiap kemungkinan. Berikan tumpuan kepada :

·         Perlu lebih maklumat need more information

·         Penyelesaian yang baru

·         Boleh digabung atau dibuang

·         Akan bertemu sesuatu yang berlawanan

·         Kelihatan seperti memberi harapan atau mengujakan

     5.       MEMILIH DAN MELAKSANAKAN PENYELESAIAN YANG TERBAIK

Adalah lebih baik sekiranya penyelesaian terbaik dipilih berdasarkankriteria yang dtetapkan..

·         Adakah kelebihan dan kekurangan setiap penyelesaian dikenalpasti?

Membina perancangan untuk pelaksanaan :

·         Proses langkah demi langkah atau tindakan dalam menyelesaikan masalah

·         Mengenalpasti sumber/peruntukan

·         Jangka masa pelaksanaan

     6 .       MENILAI KESAN SESUATU PENYELESAIAN

Peringkat terakhir dalam menyelesaikan masalah ialah menilai kesan penyelesaiannya. Ini bermaksud mengumpul maklumat sejauh mana penyelesaian itu dapat dilaksanakan. Penilaian penyelesaian berguna sama ada kesimpulannya positif atau negatif. Maklum balas yang menyatakan ia adalah penyelesaian yang terbaik menunjukkan bahawa keputusan itu perlu diteruskan dan mungkin digunakan di tempat lain dalam organisasi.

Employability Skills Modul 9 : Menyusun dan Mengekalkan Tempat Kerja Sendiri

1.      PENTAKSIRAN ERGONOMIK

      Memastikan persekitaran pejabar dan perabot saman asas keperluan keselesaan asas pekerja adalah asas amalan ergonomik. Ia sebenarnya adalah Akta (OSHA) keperluan Akta Keselamatan dan Kesiahatan Pekerjaan yang semua kerja adalah “risiko yang dinilai dan penyelesaian ergonomic yang betul disediakan kepada individu.

Senarai Ergonomik – Tempat kerja keperluan fizikal

·         Adakah ruang kerja yang mencukupi?

·         Adakah kedududkan peralaatan, kawalan dan bangku kerja membolehkan postur yang memuaskan dan kawalan yang betul dengan tangan dan kaki?

·         Adakah pekerja perlu berdiri untuk semua atau kebanyakan masa alternative, mesti dia tetap duduk untuk semua masa?

·         Adakah peruntukan bagi pekerja untuk duduk yang mencukupi berhubung dengan tugas?

·         Adakah ketinggian masa kerja memuaskan berhubung dengan kedudukan dan jarak penglihatan, jika kedudukan tidak memuaskan adakah ia disebabkan oleh pembinaan mesin, bangku kerja, kawalan, atau instrument mudah alih?

·         Adakah permukaan bangku kerja yang memuaskan berkenaan dengan kekerasan, kelancaran, warna dan cerun?

·         Sejauh mana kaki kawalan diperlukan?

1.       ORGANISASI KERJA- SENARAI SEMAK

·         Apakah waktu sebenar kerja? Adakah terdapat mana-mana adat dan amalan yang perlu penelitian rapat?

·         Apakah lebih masa purata? Adakah pendapatan lebih masa dibina ke dalam kerja? Sekiranya ia diiktiraf?

2.       BEBAN ALAM- SENARAI SEMAK

·         Adakah mana-mana undang-undang yang membuat keadaan tertekan? Adakah semua cadangan di bawah kesihatan dan keselamatan dipatuhi?

·         Adakah anda tahu suhu udara, kelembapan, sinaran dan pergerakan udara?

·         Adakah pekerja terdedah kepada perubahan persekitaran yang pesat semasa atau anjakan tunggal dia?

3.       SENARAI SEMAK PENYELENGARAAN

                  

                 Enjin Bot

v  Bersihkan / perubahan enjin penapis udara

v  Perubahan enjin dan transmisi minyak dan pelapis

v  Perubahan palam pencucuh enjin (gas)

v  Periksa tali pinggang enjin, menyesuaikan ketegangan, menggantikan tali pinggang dipakai

v  Memeriksa enjin pendesak air penyejuk dan pam

v  Semak / menukar enjin dan badan zink

v  Semak galas pedang pendek aci kipas

v  Semak kipas bagi kerosakan

v  Semak acid an kemudi pemadat kotak / bungkusan

v  Semak hos air enjin dan pengapit

v  semak enjin petak blower (mungkin tidak di dalam bot diesel)

v  semak talian bahan api, menutup –off injap dan kelengkapan

v  ganti penyejuk enjin air tawar sejuk

v  perubahan sangkut / outdrive pelincir gear

v  perubahan bahan api penapis (s) 4.1 elektrik

v  ujian / cek radio

v  ujian / check gear elektronik

v   semak tahap air bateri dan caj

v  Bersihkan dan memelihara terminal bateri

v  Menjadi bateri pasti akan dilindugi di dalam kotak asid-bukti dengan penutup

v  Periksa semua lampu navigasi

v  Periksa semua lampu dek dalaman dan lain-lain

v  Ujian elektronik pam lambung kapal dan suis terapung]

v  Ujian kerekaan sauh, tanduk dan pencari

Kawalan

v  Memeriksa gear stereng pelincir

v  Periksa paras cecair hidraulik dan tekanan

v  Semak dan pelincir throttle enjin dan kabel peralihan

v  Semak galas kemudi / kenderaan dan kelenjar pembungkusan

5.     PEMBELAJARAN PENGALAMAN

Kami mengambil maklumat melalui deria kita, tetapi kita akhirnya belajar dengan melakukan. Pertama kita menonton dan mendengar kepada orang lain. Kemudian kita cuba melakukan perkara-perkara di atas kita sendiri. Ini percikan kepentingan kita dan menjana motivasi kita untuk diri dicover.

David Kolb (8) menerangkan pembelajaran sebagai proses empat langkah. Beliau mengenal pasti langkah-langkah yang (1) memerhati (2) pemikiran (fikiran), (3) perasaan (emosi), dan (4) melakukan (otot). Beliau menarik terutamanya kepada kerja-kerja Dewey (yang menekankan keprluan untuk belajar akan berasakan pengalaman), Lewin (yang menekankan kepentingan orang-orang yang aktif dalam pembelajaran), dan Jean Piaget (yang menyifatkan kecerdasan akibat interaksi orang itu dan alam sekitar).

6.     PERALATAN KESEDARAN

Pengenalan alat-alat yang rosak dan peralatan termasuk :

                                I.            Kerosakan

                              II.            Komponen yang rosak atau hilang termasuk pengawal keselamatan

                            III.            Bunyi luar biasa / getaran / bau

                            IV.            Kerosakan kepada pekerjaan

    Peralatan yang rosak yang dikenal pasti

Ø  Rosak dibawa kepada perhatian pemilik supaya ia segera boleh dikeluarkan dari perkhidmatan.

Ø  Di mana alat yang sesuai, selamat atau rosak pasti sebelum, semasa atau selepas digunkan ditanda untuk membaiki mengikut prosedur operasi standard.

7.     STANDARD DAN PANDUAN MENGURUS

Kesedaran pelbagai peralatan perlindungan peribadi (PPE) termasuk :

                                I.            Kasut

                              II.            Ketua perlindungan sarung tangan

                            III.            Pakaian perlindungan

                            IV.            Alat pernafasan

                              V.            Topeng muka

                            VI.            Perlindungan pendengaran

                          VII.            Perlindungan mata

Kesedaran tentang kepentingan amalan kerja yang selamat termasuk :

                                I.            Berikut SOP dan spesifikasi pengilang sebelum, semasa dan selepas digunakan.

                              II.            Pengurusan risiko

                            III.            Pengendalian manual yang betul

                            IV.            Pengendalian bahan-bahan merbahaya yang selamat, cara penggunaan seta      penyimpanan.

                              V.            Penggunaan PPE yang betul

                            VI.            Servis biasa dan penyelenggaraan peralatan dan kelengkapan

                          VII.            Pemilihan alat yang sesuai untuk digunakan

                        VIII.            Bekerja dengan elektrik dengan cara yang selamat

                            IX.            Pengudaraan yang mencukupi

                              X.            Melampirkan pengawal keselamatan yang sesuai di mana perlu

Employability Skills Modul 9 : Keperluan Latihan Personel

1.      Pengenalan

Ø  Mengenalpasti keperluan latihan merupakan batu loncatan dalam system pengurusan latihan yang sesuai di mana seluruh arahan latihan yang diprogramkan dibina.

Ø  Di bawah system itu, menilai keperluan latihan dianggap sebagai fungsi latihan penting dan perlu dilaksanakansebelum merekabentuk dan menjalankan program.

Ø  Falsafah latihan adalah prestasi industri yang merujuk kepada tahap dedikasi yang ditunjukkan oleh setiap personel dalam sesebuah organisasi.

Ø  Tujuan latihan untuk meningkatkan keberkesanan individu supaya memberi manfaat kepada individu dan perniagaan.

Ø  Peluang untuk perestasi yang lebih baik wujud di semua peringkat organisasi.

Ø  Sesebuah organisasi mempunyai tanggungjawab untuk mengagihkan sumber manusia dan kewangan untuk latihan.

Ø  Latihan adalah proses yang berterusan. Sekurang-kurangnya, latihan perlu disediakan

o   Apabila seseorang menyertai organisasi

o   Apabila seseorang menganggap tanggungjawab baru

o   Apabila prestasi kerja seseorang memerlukan penambahbaikan

o   Apabila keadaan baru memerlukan perubahan dalam produk, teknologi, dasar, amalan dan prosedur.

Ø  Oleh itu program latihan yang dibangunkan mengambilkira banyak factor seperti :

o   Keperluan pekerjaan untuk mempelajari kemahiran dan maklumat khusus.

o   Dasar-dasar yang menentukan bagaimana matlamat organisasi akan tercapai.

o   Kehendak dan keprluan pelanggan yang menggunakan produk dan perkhidmatan organisasi.

o   Konsep dan teori yang jika digunakan boleh membantu pekerja meningkatkan produktiviti baru.

2.      Jenis-jenis Latihan

2.1  Latihan Dalaman

Latihan dalaman yang dijalankan berbeza bagi pekerja-pekerja baru, pengurus kumpulan latihan dan eksekutif untuk meningkatkan prestasi kerja mereka.

2.2  Latihan Formal

Latihan formal merupakan salah satu daripada aktiviti-aktiviti yang telah dibentuk dalam pelan latihan sesebuah organisasi.

            2.3 Latihan Tidak Formal 

Latihan tidak formal merujuk kepada latihan yang dijalankan oleh setiap peyelia indiviu yang dianggap wajar dan perlu.
 

2.4  Latihan Awal

Latihan awal merujuk kepada sebarang aktiviti untuk menyediakan pekerja baru dalam mengendalikan tugas pertamanya. Tujuan latihan permulaan adalah untuk membuat pekerja baru menjadi produktif secepat mungkin.

2.5  Latihan Orientasi

Latihan orientasi adalah proses memberi seorang pekerja baru gambaran tentang organisasi itu. Mengandungi maklumat tentang sejarah organisasi, pengasas dan pengganti mereka, kehadiran para pengarah eksekutif dan kawasan-kawasan utama mereka di[pertanggungjawabkan dan carta organisasi. Orientasi biasanya sama untuk semua pekerja baru.

2.6  Latihan Semula

Latihan semula adalah proses melatih semula pekerja dalam kemahiran yang dia perlu belajar dalam latihan awal.

2.7  Latihan Kenaikan Pangkat

Arahan khas diberikan dalam latihan kenaikan pangkat bergantung kepada bidang tugas yang bakal dipertanggungjawab ke atas perkerja tersebut.

2.8  Latihan Berterusan

Latihan berterusan melampaui latihan awal dalam memberikan pekerja maklumat yang wajar dan perlu. Tujuannya adalah untuk memastikan kakitangan sentiasa maklum tentang apa-apa perubahan dalam persekitaran kerja, melanjutkan latihan mereka untuk memasukkan maklumat kerja yang lebih maju.

3.      MENUBUHKAN PROGRAM LATIHAN FORMAL

Pendekatan system membantu membuat matlamat lebih jelas dan hasil yang boleh diukur. Ia berdasarkan penggunaan analisis pekerjaan, objektif tingkah laku dan penilaian.

3.1  Penggunaan analisis pekerjaan

Langkah pertama dalam pendekatan system untuk latihan adalah untuk menentukan jenis latihan diperlukan untuk kerja tertentu.

3.2  Penggunaan objektif tingkahlaku

Kaedah pendekatan system menentukan jenis tugas-tugas yang perlu dipelajari bagi menentukan tingkah laku yang akan berlaku. Dalam sesi latihan, objektif tingkah laku yang dimasukkan ke dalam amalan-amalan adalah seperti berikut :

a)      Suatu pernyatan tentang tingkahlaku yang dikehendaki.

b)      Suatu penjelasan mengenai keadaan di mana tingkah laku yang diingini dijangka berikut.

c)      Standard kuantiti dan kualiti tingkah laku 6yang diingini di mana jurulatih akan menerimanya sebagai bukti bahawa pelajar telah memperoleh tingkah laku yang ditetapkan.

Untuk menentukan tingkah laku yang diingini banyak kerja-kerja persediaan yang perlu dilakukan oleh penyelia, kakitangan latihan atau lain-lain yang terlibat dalam sesebuah program latihan seperti :

a)      Huraian tugas yang disediakan untuk setiap pekerjaan .

b)      Objektif latihan kemudiannya diperolehi daripada analisis dengan kemahiran, pengetahuan dan sikap yang teliti.

Objektif latihan kemudiannya disusun dan teknik-teknik pengajaran yang akan digunakan untuk mencapai objektif-objektif tersebut ditentukan.

Program latihan ini kemudiannya digunakan sebagai asas untuk pra ujian pasca ujian unit. Pra ujian adalah bertulis, lisan atau prestasi diberikan sebelum apa-apa latihan berlaku dalam perkara tertent dalam sesebuah organisasi. 

Rajah 1 : Faktor-faktor yang Terlibat Dalam Pembangunan Program Latihan

1.      KEPERLUAN LATIHAN

§  Biasanya menggunakan jumlah kakitangan pengurusan yang mencukupi dan kakitangan bukan pengurusan dengan kecekapan yang diperlukan untuk menjalankan tugas yang diberikan yang membawa kepada pencapaian objektif organisasi.

§  Prestasi kerja yang berkesan memerlukan standard kecekapan pada pekerja yang terdiri daripada bidang bidang penting seperti pengetahuan kemahiran dan sikap yang berkaitan dengan kerja

4.2 Penilaian keperluan latihan

·         Hampir semua buku dalam latihan mencadangkan format penilaian keperluan latihan sebagai pra-syarat untuk latihan yang diprogramkan.

4.3 Pendekatan untuk mengenalpasti keperluan latihan

·         Terdapat dua pendekatan untuk mengenal pasti keperluan latihan yang tepat bagi setiap kakitangan yang berbeza terutamanya kakitangan pengrusan-analisis peranan dan analisis kerja.

·         Peranan boleh ditakrifkan sebagai satu set pelbagai tingkah laku yang diharapkan daripada orang yang menduduki kedudukan kepimpinan dalam sebuah organisasi.

4.4 Latihan luaran

·         Apabila menggunakan latihan luaran, latihan disampaikan oleh sebuah organisasi latihan luar yang berdaftar dan selalunya dalam bentuk classroom based dipremis organisasi latihan

·         Latihan luaran merangkumi:

Ø  Program terbuka dimana satu atau lebih daripada kakitangan menghadiri latihan yang telah diiklankan

Ø  Program tertutup dimana anda latihan komisen akan dihantar khusus untuk kakitangan anda

4.5 Latihan dalaman

·         Latihan dalaman diadakan di premis organisasi itu sendiri dan biasanya diberikan oleh kakitangan penyedia latihan.

·         Terdapat 3 pilihan umum yang diiktirafkan untuk latihan dalaman

Ø  Latihan dalaman pilihan 1

ü  Ia melibatkan sebuah organisasi latihan berdaftar menyampaikan kursus khas sesuai dengan keperluan latihan khusus sebuah organisasi.

Ø  Latihan dalaman pilihan 2

ü  Ia melibatkan dan dikendalikan oleh kakitangan dalam organisasi itu sendiri

Ø  Latihan dalaman piihan 3

ü  Ia melibatkan kakitangan organisasi melaksanakan hamper keseluruhan latihan dan penilaian di organisasi tersebut

4.6 Pelan latihan

o   Memahami tentang bekerja dalam satu organisasi dan berbincang dengan kakitangan pengurusan dapat membantu jurulatih dalam memahammi peluang, kelemahan dan ancaman dalam suatu organisasi.

4.7 Status Latihan

o   Analisis organisasi membantu jurulatih menganalisa pelbagai keperluan latihan dan memutuskan status latihan sama ada mereka diganti, tidak mencukupi atau ia adalah sebahagian keperluan latihan.

4.8 Perbelanjaan latihan

o   Jumlah keperluan latihan organisasi membantu dalam menentukan keutamaan keperluan latihan dan fasa fasa dimana ia sepatutnya dipenuhi.